Homme rédigeant un cahier des charges de site internet avec un bloc-note, un stylo et un ordinateur portable

Rédiger un cahier des charges de site web (création ou refonte)

Que vous soyez très expérimenté ou plus novice dans la conduite de projet web, vous devez toujours appliquer une grande rigueur dans le choix des prestataires, dans les prestations que vous attendez d’eux, le planning ou encore la gestion du budget. Dans le cadre d’une création de site ou d’une refonte de site web, le cahier des charges sera le fil conducteur de tout le projet. La réussite ou l’échec de la mission en dépend. Se lancer tête baissée pour “économiser du temps” et espérer faire vite et bien n’est jamais une stratégie gagnante. 

Rédiger un cahier des charges garantit le bon avancement de votre projet et augmente les chances d’obtenir un site web qui répond pleinement aux besoins de votre entreprise. En tant qu’agence de création de site web, MATIERE 1ERE vous donne les bons conseils pour rédiger un cahier des charges de site détaillé et ainsi faciliter les échanges avec votre agence web !

 

Qu’est-ce qu’un cahier des charges de site web ?

Femme faisant des recherches internet pour élaborer un cahier des charges

Un cahier des charges de site Web est un document qui sert de base et de feuille de route à un projet de création ou de refonte de site internet. Il stipule le contexte, les objectifs, les éléments graphiques et fonctionnels attendus, les critères de choix d’un prestataire ou encore le rétroplanning de ce projet. En résumé, un cahier des charges spécifie, en premier lieu, le périmètre fonctionnel de l’application. Autrement dit : ce que doit faire le site web en termes de fonctionnalités et à quel rendu, pour l’utilisateur et l’administrateur, on doit s’attendre.

On peut également retrouver les contraintes, telles que le budget, les délais ou les contraintes techniques, mais aussi d’autres détails du projet comme l’équipe impliquée. Il est tout simplement indispensable pour mener à bien la création et mise en ligne d’un site dans des conditions optimales et c’est à lui qu’on se réfère en permanence.

 

Pourquoi faire un cahier des charges lors d’une création de site ?

Le cahier des charges de site web anime le projet et constitue son fil conducteur – avant, pendant et même après la livraison du site. C’est un moyen d’évaluer les attentes du client et ce qu’il est attendu du prestataire ou de l’équipe en charge de le réaliser. Il existe des dizaines et des dizaines de raisons de rédiger un cahier des charges pour un projet web, mais en voici les principales…

 

Simplifier la communication entre toutes les personnes impliquées

Il est vital que toutes les personnes impliquées dans la création du site Web sachent exactement ce qui se passe et ce que le client attend. Le cahier des charges est un moyen de communiquer et de partager le même niveau d’information. Tout le monde doit savoir quelles sont les attentes et les contraintes du site web

  • les porteurs de l’idée initiale (le client)
  • les concepteurs graphiques et UX qui donnent l’apparence au site ainsi que son ergonomie
  • les développeurs et les intégrateurs qui le font fonctionner
  • les rédacteurs qui produisent le contenu
  • les référenceurs qui optimisent le site pour les moteurs de recherche
  • … 

Avoir un document de référence signifie que l’information est disponible pour tout le monde éliminant les conjectures ou les demandes d’informations répétées et chronophages entre les parties prenantes.

Illustration d'une équipe travaillant et communiquant

 

Obtenir une meilleure satisfaction client

Les clients s’attendent que les fonctionnalités et le design graphique conviennent à ce qu’ils imaginent, aux besoins et au style de l’entreprise cliente. Il est donc impératif que les concepteurs connaissent et comprennent les fonctionnalités attendues et considérées comme importantes. Parfois, le prestataire (souvent une agence web) aura d’autres idées pour atteindre les mêmes résultats, sur la base de son expérience et de son expertise. Elles pourront suggérer des alternatives. 

La discussion est une partie importante de la construction du site Web et comme l’agence de site Web en sait plus sur la conception des sites Web que le client, il est important qu’ils puissent confronter les idées et les retours d’expérience sur des attentes irréalistes par exemple. Le simple fait de présenter une version finale du site, sans discuter des raisons pour lesquelles des fonctionnalités ont été modifiées ou exclues, entraînera de la frustration et un manque de satisfaction client.

En respectant le cahier des charges du site qu’elle s’engage à livrer, l’agence de création de site s’assure de la satisfaction totale de son client !

 

Améliorer le planning et respecter le budget

La rédaction des caractéristiques du site vous permet de diviser le site en blocs pour le calcul des coûts et la répartition du temps. L’agence web connaît le budget et le calendrier pour terminer le site Web. Elles pourront donc proposer un devis adéquat et une mise au planning cohérente avec les attentes. La simple estimation n’est pas suffisante pour le client ou l’agence de site web : un cahier des charges permet d’affiner les coûts et de mettre en place un rétroplanning. Le rétroplanning et le budget sont des éléments déterminants pour livrer le site en temps et en heure puis contrôler l’avancement du projet ainsi que les moyens à mettre en place.

 

Qui doit rédiger le cahier des charges d’un site web ?

Homme prenant des notes et rédigeant un rapport

Le cahier des charges d’un site web est idéalement rédigé par le donneur d’ordre, le client. En rédigeant en interne ce document de référence, il s’assure que l’ensemble des besoins sont stipulés, les attentes vis-à-vis du prestataire ou encore les différentes contraintes (budget, processus de validation, date de livraison du site…) liées au projet. Le cahier des charges peut être rédigé par une ou plusieurs personnes et, idéalement, avec les futurs interlocuteurs directs, les responsables du projet en interne.

Cependant, il arrive que l’agence web choisie fasse évoluer le cahier des charges avec l’accord du client, selon le processus utilisé, la faisabilité du projet et la maturité du client. Le plus important reste la lecture attentive et la validation du cahier des charges par les parties prenantes, comme pour un contrat.

 

Que doit contenir un cahier des charges de site web ?

Il n’existe pas vraiment de normes ou de mentions obligatoires. Chaque cahier des charges peut se présenter de manière différente, tant sur le fond que sur la forme. L’objectif est de rassembler les éléments importants et d’apporter les informations pertinentes pour l’entreprise cliente et le(s) prestataires. Cependant, certaines rubriques d’un document seront communes à la plupart des projets web.

Vous pouvez choisir les éléments à inclure ou ajouter des rubriques qui ne sont pas répertoriées ici. Tout ce qui est pertinent pour le projet et qui doit être communiqué doit être inclus dans votre projet web. MATIERE 1ERE, agence de création de site web, vous aide à concevoir un cahier des charges complet et structuré pour n’importe quel projet : site vitrine sous WordPress, site e-commerce sous Magento ou Prestashop…  

 

1. Contexte du projet

Ces informations générales sont relativement basiques et constituent une introduction logique du cahier des charges. En effet, un prestataire web ne pourrait pas bien comprendre les enjeux sans cette étape. L’agence de création de site web se familiarise ainsi avec le métier, le secteur d’activité, les clients, la situation actuelle sur le marché, les objectifs et la stratégie marketing de son client.

Dans un second temps, il est opportun de présenter le projet de création (ou de refonte) de site web. Ce que le client attend de cette nouveauté, le rôle du site dans l’activité du client ou encore la cible !

 

1.1 Présentation de l’entreprise

  • Quel est le nom de l’entreprise ?
  • Quelles sont les activités de l’entreprise ? Les sources de revenus ?
  • Quels sont les secteurs d’activité ?
  • Quels sont les avantages concurrentiels ?
  • Quelles sont les valeurs de l’entreprise ?
  • Quels sont les concurrents ?

 

1.2 Présentation du projet

  • Pourquoi créer ou refondre le site ?
  • Quel est l’environnement du site actuel (CMS, extensions, hébergement…) ?
  • Existe-t-il une date de livraison optimale ?
  • Quelles sont les cibles du nouveau site ?

 

1.3 Objectifs du site

  • Quels sont les objectifs du site ?
  • Quel est le rôle du site web sur l’activité ?
  • Quels sont les principaux résultats attendus du site (chiffres) ?
  • Quel est le périmètre du site (site multilingue…) ?

 

1.4 Description du site existant

  • Existe-t-il déjà une précédente version du site ?
  • Êtes-vous propriétaire du nom du domaine ? D’autres noms de domaine ?
  • Quel est l’hébergement de votre site ?
  • Qui s’occupe de l’administration technique du site (hébergement, performance, etc)
  • Qui s’occupe de l’administration des contenus du site (interne, prestataires…) ?
  • Quelles sont les données de disponibles (trafic, conversion, chiffre d’affaires…) ?

 

2. Arborescence et contenu du site

Source : Agence 1ère Position

Ne paniquez pas, rien n’est définitif à ce stade, il sera encore possible de faire évoluer l’arborescence, le menu de navigation principal ou le contenu de site au cours du projet. Cependant, avoir ce point de départ qui présente clairement l’architecture du site et l’articulation des pages web limite les risques d’oublier des éléments importants. Idéalement, cette étape répond à un travail stratégique et est validée par un expert en référencement naturel, après une étude de mots-clés.

Il est rare de simplement copier la structure actuelle de votre site web dans le cas d’une refonte. Profitez de la création d’un nouveau site web pour l’améliorer en profondeur. Ce changement pourrait apporter bien des avantages en termes de trafic et de conversion. 

 

2.1 Arborescence du futur site

  • Pouvez-vous présenter de manière schématique l’arborescence de votre futur site ?
  • Quel est le nombre de pages estimé à la création du site ?
  • Quelles sont les pages qui doivent apparaître dans le menu principal ?

 

2.2 Contenu de site

  • Quels sont les types de contenus à intégrer au site (texte, vidéo, images, fichier à télécharger…) ?
  • Quel est le volume de contenus à intégrer sur le site ?
  • Qui fournit les contenus ? 
  • Faut-il prévoir des achats d’art ?
  • Avez-vous besoin d’un accompagnement sur la rédaction de contenus ?
  • Quand les contenus seront-ils fournis ? Quand pourront-ils être intégrés au site ?

 

3. Description graphique et ergonomique du projet

Réception d'un cahier des charges graphique et ergonomique de site

Dans cette partie du cahier des charges, on détaille toutes les attentes en termes de graphisme du site web et de l’ergonomie, la facilité avec laquelle les internautes naviguent sur un site. Un travail sur l’utilisabilité (UX) présente des avantages en termes de fidélisation, de temps de navigation, d’image de marque et surtout de conversion.

À la lecture de ce brief graphique, le prestataire doit commencer à comprendre ce qu’il est attendu du travail d’un webdesigner. Si vous disposez d’une charte graphique ou d’éléments graphiques pertinents, il est vivement conseillé de les joindre. 

  • Le prestataire se charge-t-il de produire des maquettes ou sont-elles déjà validées ?
  • Combien de propositions graphiques sont-elles attendues ?
  • Avez-vous des exigences en termes de graphisme (parallax, flat design…) ?
  • Faut-il changer des éléments d’identité de marque (logo, charte graphique de marque…) ?
  • Pouvez-vous fournir des inspirations intéressantes (concurrents…) ? Au contraire, des exemples de ce que vous n’aimez pas ?
  • Avez-vous déjà des éléments liés au graphisme à fournir (charte graphique, codes couleur, polices d’écriture…) ? 
  • Le prestataire doit-il prévoir une recherche iconographique ?
  • Combien de templates de page sont à créer (page d’accueil, page de contact, article blog, catégorie, fiche produit…) ?

 

4. Cahier des charges fonctionnel d’un site

Homme ouvrant un cahier des charges fonctionnel d'un site web

Le but du cahier des charges fonctionnel d’un site est de fournir une description claire et détaillée des différentes fonctionnalités d’un site Web et les possibilités qu’il offre aux internautes. Il ne s’agit pas seulement des éléments visibles pour les visiteurs (galeries d’images, vidéos, formulaires de contact…), mais également des fonctionnalités utiles aux gestionnaires de site au sein de l’interface de création du système de gestion de contenu Web (CMS) – le back-office. De quoi le site internet doit-il être capable de faire ?

Cette partie varie largement d’un projet à l’autre et d’un style de site à l’autre. Un site vitrine aura sûrement moins de fonctionnalités qu’un site d’affiliation, un site e-commerce ou une marketplace par exemple.

  • Est-ce un site vitrine, un site e-commerce, un site d’affiliation ou autre ?
  • Doit-il pouvoir enregistrer des paiements ? Si oui, selon quel procédé ?
  • Doit-il posséder un espace client ou membre avec un système de gestion des identifiants ?
  • Combien d’administrateurs auront besoin d’accès au back-office ?
  • Le site web sera-t-il multilingue ? Multidomaines ?
  • Doit-il inclure un moteur de recherche interne ?
  • Faut-il prévoir l’ajout d’un blog ? Avec quelles taxonomies ?
  • Faut-il implémenter un certificat SSL ?
  • Doit-il disposer de formulaire de contact ? un système de réservation en ligne ?

 

5. Cahier des charges technique de site

Lignes de code informatique illustrant le développement de site web

 

5.1. Accessibilité du site

L’accessibilité du Web consiste à créer des sites Web qui fonctionnent pour tout le monde, quels que soient la technologie, l’emplacement ou les capacités. Il existe des normes appelées «Web Content Accessibility Guidelines» (WCAG) qui ont été développées pour aider les développeurs Web à créer des sites Web plus accessibles.

Tous les sites Web doivent s’efforcer d’atteindre les plus hauts niveaux d’accessibilité, mais si vous avez des exigences spécifiques à ce sujet, décrivez-les dans le cadre de vos spécifications.

 

5.2. Compatibilité du site

Les sites Web peuvent être consultés sur un large éventail d’appareils et de navigateurs. Il est important de savoir lesquels de ces navigateurs et appareils doivent être pris en charge, car leurs exigences techniques peuvent varier.

  • Le site doit-il être responsive (adapté à tous les écrans) ?
  • Doit-il pouvoir être accessible par d’anciens navigateurs ou des navigateurs moins populaires, avec certaines spécificités ?
  • Avez-vous des impératifs quant au choix du CMS éventuel à utiliser ?
  • Le site web devra-t-il avoir des passerelles techniques avec d’autres sites ou applications (gestion des stocks, mise à jour de prix…) ?
  • Des extensions sont-elles indispensables ?
  • Le site devra-t-il avoir des fonctions analytiques particulières ?

 

5.3 Hébergement et performances du site

Certains prestataires proposent (et facturent) l’hébergement de site, mais les prix varient très largement en fonction des performances du serveur et le type de contrat souscrit auprès de l’hébergeur. Cependant, vous devez vous assurer que votre prestataire web choisit une solution d’hébergement de site web adapté à vos besoins

La vitesse de chargement est un critère déterminant dans le référencement, la navigation et l’utilisabilité de votre site : exigez un serveur puissant et dédié à votre site, surtout s’il est transactionnel. De plus, si vous comptez avoir de nombreuses connexions simultanées, vous devriez aussi le mentionner.

 

6. Demandes complémentaires

Chaque projet de création de site ou de refonte de site est unique, les responsabilités de chaque tâche dépendent ainsi du projet. Or, l’un des problèmes les plus courants rencontrés sur une mission est la mauvaise répartition des tâches, ce qui entraîne du retard dans les projets. 

Illustration des leviers de Online marketing : rédaction de contenus, réseaux sociaux, emailing, vidéos, photos

L’exemple classique est celui qui ajoute de la production de contenu alors que ce n’était pas prévu. Souvent, les clients commandent des sites Web et supposent que la société web ajoutera tout le contenu. Ils reçoivent donc une coquille presque vide. Il est donc opportun de se pencher sur les demandes additionnelles qu’un prestataire peut prendre en charge et l’inclure dans le cahier des charges

  • Production de contenu : rédaction web, création graphique… 
  • Options de personnalisation de la conception et de la mise en page
  • Migration du site vers le serveur
  • Maintenance en continu
  • Suivi et amélioration du référencement SEO
  • Hébergement de site

Une agence web comme MATIERE 1ERE peut vous accompagner dans l’ensemble de ces missions grâce à une équipe pluridisciplinaire et des spécialistes dans chaque métier du web. 

 

7. Budget et délais

Si vous avez un budget maximum attribué au projet de création ou de refonte de site, vous pouvez le spécifier afin de ne pas perdre du temps avec des prestataires qui ne conviendraient pas aux prévisions d’investissement. Vous pouvez également détailler d’une certaine manière les devis.

Autre aspect important, les différentes échéances du projet permettent de convenir d’un planning commun et limitent le risque de retard :

  • Réception des devis
  • Attribution du projet
  • Réception des maquettes
  • Validation des maquettes
  • Intégration et validation des fonctionnalités
  • Recettage
  • Mise en ligne

 

Conclusion

Le soin pris à la rédaction d’un cahier des charges détaillé est un véritable investissement. Le temps passé à définir objectifs et périmètres d’un projet, quel qu’en soit la nature, démultiplie le temps de gagné à sa réalisation. Le cahier des charges est la pierre d’angle de tout projet, le document unique auquel tous les acteurs se réfèrent.

On n’imagine pas construire sa maison sans plan ni sans architecte.

Développer ou refondre un site Internet, institutionnel ou e-commerce, même de quelques pages seulement, réclame, en amont un minimum de réflexion et de recul pour cerner les attentes et les contraintes. Ce qu’une fois ces deux aspects complètements couverts qu’on mettra, en face de chaque point, les moyens qui correspondent.

Que vous comptiez faire un appel d’offres ou pas, prenez soin de rédiger un cahier des charges dans les règles de l’art. En tant qu’agence Web, MATIERE 1ERE accompagne les entreprises et toutes les organisations dans l’élaboration d’un cahier des charges détaillé et la réalisation de chaque projet web depuis plus de 10 ans !

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